1. ¿A través de qué canales puedo informar?
Desde hace mucho tiempo, en la Firma contamos con un canal global (la "Hotline del Código de Conducta Empresarial") a través del cual podemos informar sobre posibles infracciones de nuestro Código de Conducta Empresarial, documento que recoge nuestro compromiso de tomar las decisiones correctas y hacer lo correcto,
de conformidad con la ley y con las normas más estrictas de comportamiento legal, ético y profesional. En particular, la Hotline del Código de Conducta Empresarial se encuentra alojada en un portal web gestionado por NAVEX para Baker McKenzie ( EthicsPoint - Baker & McKenzie). Cualquier información que se presenta a través de dicha Hotline del Código de Conducta Empresarial es tramitada globalmente por la Firma.
Junto a la Hotline del Código de Conducta Empresarial y en línea con las exigencias de la Ley 2/2023, BM Barcelona ha implementado su propio Sistema Local de Información que cuenta con un canal local propio (el "Canal Local"). Dicho Canal Local, que se encuentra alojado en el mismo portal web que la Hotline del Código de Conducta Empresaria (EthicsPoint - Baker & McKenzie) se gestiona también por NAVEX para BM Barcelona. Cualquier información que se presenta en dicho Canal Local es tramitada localmente por BM Barcelona.
Por tanto, para informar sobre posibles Infracciones (según definición en la sección 4 siguiente) que afecten a BM Barcelona, puedes elegir libremente entre hacerlo a
través de la Hotline del Código de Conducta Empresarial, en cuyo caso, tu información será gestionada e investigada globalmente por la Firma, o hacerlo a través del Canal Local de BM Barcelona, en cuyo caso tu información será gestionada desde Barcelona.
2. ¿Desde dónde se gestiona el Canal Local?
El Canal Local se gestiona desde Barcelona por el Chief Operations Officer (COO) de BM Barcelona (el "Responsable del Sistema Local") y, en caso de necesidad, por su sustituto (el "Responsable Sustituto del Sistema Local"). Ambos cargos son de naturaleza indefinida.
Actualmente, el Responsable del Sistema Local es Gemma Molar y el Responsable Sustituto del Sistema Local es María Montserrat Llopart. Ambas directivas de BM Barcelona.
3. ¿Quién puede informar a través del Canal Local?
A través del Canal Local pueden informar todos aquellos que mantengan una relación laboral con BM Barcelona y sus socios internacionales. También pueden hacerlo los becarios.
Asimismo, BM Barcelona dispone de otro canal local alternativo para que puedan informar los trabajadores autónomos contratados por ella, en su caso, así como las personas físicas que trabajen para sus subcontratistas, proveedores o intermediarios, antiguos empleados de BM Barcelona y candidatos de procesos de selección.
4. ¿Sobre qué puedo informar a través del Canal Local?
- Cualquier acción u omisión que pueda constituir una infracción del Derecho de la Unión Europea y que involucre a BM Barcelona,
- Cualquier acción u omisión que involucre a BM Barcelona y pueda constituir un delito, y
- Cualquier acción u omisión que involucre a BM Barcelona y pueda constituir una infracción administrativa grave o muy grave.
(cualquiera de ellas, una "Infracción").
Por el contrario, no debes utilizar el Canal Local para informar sobre incumplimientos del Código de Conducta Empresarial que queden fuera de los supuestos anteriores. Sobre estos incumplimientos debes informar a través de la Hotline del Código de Conducta Empresarial gestionada globalmente por la Firma.
5. ¿Cómo puedo informar a través del Canal Local?
Para informar a través del Canal Local debes acceder al portal web (EthicsPoint - Baker & McKenzie) que además de alojar el Canal Local, aloja también la Hotline del Código de Conducta Empresarial. Este portal web está gestionado por NAVEX, un proveedor independiente, y está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
También puedes pedir una reunión presencial con el Responsable del Sistema Local (o el Responsable Sustituto del Sistema Local) que deberá llevarse a cabo en un plazo no superior a 7 días naturales. En este caso, la reunión se grabará o se recogerá en un acta que tendrás la posibilidad de verificar antes de su aprobación.
Si la Infracción sobre la que quieres informar se refiere o involucra de alguna manera al Responsable del Sistema Local o al Responsable Sustituto del Sistema Local, debes informar a través de la Hotline del Código de Conducta Empresarial gestionada a nivel global por la Firma.
6. ¿Cómo puedo usar el portal web para informar a través del Canal Local?
Una vez hayas accedido al Canal Local a través de EthicsPoint - Baker & McKenzie, encontrarás y deberás rellenar este formulario del siguiente modo:
Tal y como se muestra en la imagen superior, en la última pregunta del formulario, podrás elegir entre informar a nivel local o a nivel global. Si eliges hacerlo de forma local, tu información será gestionada a través del Canal Local de BM Barcelona y si eliges informar a nivel global, tu información será gestionada por la Firma a través de la Hotline del Código de Conducta Empresarial.
Si completas el formulario de cualquier otra manera (por ejemplo, otro país diferente a España u otra ciudad diferente a Barcelona), tu información se tramitará globalmente a través de la Hotline del Código de Conducta Empresarial o, si la oficina que has seleccionado dispone de su propio canal local, el responsable de este último reenviará inmediatamente tu información al Responsable del Sistema Local de BM Barcelona y será el Responsable del Sistema Local de BM Barcelona quien lleve a cabo la correspondiente investigación.
7. ¿Quién puede acceder a la información que presento a través del Canal Local?
A la información que presentas en el Canal Local únicamente puede acceder el Responsable del Sistema Local o, en su caso, el Responsable Sustituto del Sistema Local. En la fase de investigación, sólo accederán a dicha información las personas que necesariamente tengan que hacerlo.
8. ¿Puedo informar de forma anónima?
Si, puedes informar de forma anónima. Sin embargo, te recomendamos encarecidamente que te identifiques cuando informes sobre Infracciones en lugar de hacerlo de forma anónima. Es más difícil hacer un seguimiento de la información y llevar a cabo una investigación exhaustiva y completa si es imposible o difícil ponerse en contacto con la fuente.
9. ¿Qué tipo de garantías tendré si informo de buena fe?
Si informas de buena fe quedarás protegido frente a cualquier represalia. Además, tu identidad será mantenida de manera confidencial. Sólo las personas estrictamente necesarias podrán acceder e investigar la información presentada a través del Canal Local, incluyendo tus datos personales.
10. ¿Qué ocurre si presento una información falsa?
Si informas a sabiendas de que los hechos no son ciertos o de forma temeraria o con desprecio manifiesto por la verdad se te podrán imponer medidas disciplinarias. En todo caso, ten en cuenta que la Ley 2/2023 tipifica como infracción muy grave comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad.
11. ¿Cuál será el procedimiento una vez haya informado a través del Canal Local?
- En un plazo no superior a 7 días naturales recibirás un acuse de recibo.
- Si la información no se refiere a ninguna de las Infracciones antes mencionadas (sección 4 anterior), no se admitirá y se te harán saber los motivos de tal inadmisión.
- Si la información que presentas se refiere a una Infracción, el Responsable del Sistema Local o en su caso, el Responsable Sustituto del Sistema Local, hará una evaluación preliminar de la misma y determinará el curso de acción a seguir. Éste dependerá de la naturaleza y gravedad de los hechos sobre los que hayas informado, pero siempre se gestionará de acuerdo con las garantías antes mencionadas (sección 9 anterior) y por la persona o equipo (interno o externo) más adecuado.
- El Responsable del Sistema Local puede necesitar el apoyo de otras personas o funciones dentro de la Firma (por ejemplo, la Oficina del General Counsel) para llevar a cabo dicha investigación. Por lo tanto, los miembros del equipo de investigación que apoyarán al Responsable del Sistema Local en la investigación podrán pertenecer a equipos globales de la Firma. En cualquier caso, la investigación será dirigida por el Responsable del Sistema Local.
- El plazo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a 3 meses a contar desde la recepción del acuse de recibo, pudiéndose ampliar otros 3 meses adicionales en casos de especial complejidad.
- Una vez finalizada la investigación, si se demuestra que la Infracción sobre la que has informado está justificada, se adoptarán las medidas correspondientes de acuerdo con los procedimientos de la Firma y la legislación local aplicable.
12. ¿Qué derechos tendrá la persona sobre las que informo?
Toda la información que presentes se gestionará con respeto a la presunción de inocencia y al honor de la persona a la que se refiera dicha información. Ésta deberá ser informada de los actos u omisiones que se le atribuyen y tendrá derecho a ser oída en cualquier momento.
13. ¿Sabrá la persona sobre la que informo quien ha informado?
La persona sobre la que informes no conocerá tu identidad. Si informas de buena fe tu identidad será mantenida de manera confidencial.
14. ¿Qué ocurre con otras herramientas de la Firma como PointONE o similares?
PointONE continuará estando activo en BM Barcelona. No obstante, te recordamos que PointONE no debe utilizarse para informar sobre Infracciones, sino para obtener guía y asesoramiento sobre otras preocupaciones que pueden haberse generado en tu trabajo. Aunque los Contactos PointONE no son un canal de información, están familiarizados con las políticas, procesos y expectativas de la Firma, por lo que, si necesitas que te escuchen, orienten y ayuden, no dudes en contactar con ellos (PointONE – Baker McKenzie).
De la misma forma, si necesitas ayuda con cualquier preocupación que no implique una Infracción, siempre tendrás abierta la puerta de tu responsable directo, de las personas que forman parte del Departamento de Recursos Humanos y, por supuesto, del Socio Director de BM Barcelona.
15. ¿Puedo usar canales externos de información?
Si, aunque BM Barcelona espera que te sientas cómodo informando a través del Canal Local o a través de la Hotline del Código de Conducta Empresarial, también puedes hacerlo a través de los canales externos de las autoridades competentes europeas y españolas. Entre otras, la Oficina Europea Antifraude (OLAF por sus siglas en inglés), la Autoridad Independiente de Protección del Informante, el Servicio Nacional de Coordinación Antifraude (SNCA), la Oficina Antifraude de Cataluña (OAC), la Oficina Andaluza Antifraude (OAAF), la Oficina de Prevención y Lucha contra la Corrupción en las Illes Balears (OAIB) la Agencia Antifraude de la Comunidad Valenciana, o la Oficina de Buenas Prácticas y Anticorrupción de la Comunidad Foral de Navarra (OANA).
16. ¿Cómo se protegerán mis datos personales en el Canal Local?
Toda la información relativa a la gestión y protección de tus datos personales se encuentra recogida en el Aviso de Privacidad del Sistema Local de Información de BM Barcelona.